Procedura supralegalizării actelor notariale
I.PRECIZĂRI INTRODUCTIVE
Pentru a putea aborda subiectul supralegalizării documentelor, în vederea utilizării acestora pe teritoriul altui stat, este necesar să pornim acest demers de la câteva consideraţii introductive.
În era globalizării, contemporană nouă, în care sfera statală tinde să se reducă, lăsând locul cooperărilor şi interacţiunilor transfrontaliere în aproape orice domeniu, în care distanţele tind să se reducă la minimum, a devenit tot mai necesar un instrument de recunoaştere a documentelor emise de un stat pe teritoriul altui stat, astfel încât să se poată facilita puterea circulatorie a acestora.
Fiecare stat are stabilite reguli proprii pentru emiterea documentelor oficiale şi pentru recunoaşterea valabilităţii şi utilizarea lor pe propriul teritoriu, acestea fiind în fapt o reprezentare concretă a suveranităţii sale.
în absenţa unor condiţii similare şi comune, folosirea într-un stat a actelor emise, cu respectarea
cerinţelor de valabilitate pe teritoriul altui stat, poate ridica probleme din cauza incertitudinii asupra valabilităţii lor, sub aspectul îndeplinirii condiţiilor stabilite pentru existenţă (ad validitatem) şi circulaţie în statul de provenienţă a acestora.
Pentru corectarea acestei situaţii în relaţiile dintre state, a apărut iniţial noţiunea de supralegalizare, care desemnează un set de formalităţi impuse de legislaţia unui stat prin care este confirmată veridicitatea documentelor emise pe teritoriul său, pentru a fi folosite în exterior sau a celor emise în exterior pentru a fi folosite pe teritoriul propriu.
Din perspectivă tehnică, exprimată sintetic, supralegalizarea implică proceduri multiple de autentificare a actului şi de recunoaştere a semnăturilor aplicate pe acesta, la finalizarea cărora respectivul document va purta, de regulă, fie ştampila ambasadei sau a consulatului statului de destinaţie, fie a ministerului de externe al acestui stat.
Ulterior, luându-se în considerare dificultatea şi durata unor astfel de proceduri, la nivel internaţional, mai multe state au convenit cu privire la suprimarea cerinţei legalizării actelor oficiale străine, printr-un tratat care aduce simplificări considerabile.
Astfel a luat naştere Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, semnată la Haga, la data de 5 octombrie 1961. De la acea dată şi până un prezent, un număr de 101 de state au devenit parte la Convenţia care reduce procesul de autentificare la o singură formalitate: emiterea unui certificat de autentificare de o autoritate desemnată de statul în care actul oficial a fost emis, certificat care poartă denumirea de apostilă.
Precizăm faptul că, cu ocazia întâlnirii anuale a Consiliului pentru afaceri generale şi politică din cadrul Conferinţei de la Haga privind dreptul internaţional privat, ce s-a desfăşurat între 5-7 aprilie 2011, ambasadorul Costa Rica, E.S. Jose Urbina Ortega a anunţat că va depune instrumentele de accedere la Convenţia de la Haga cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine. Prin urmare, Costa Rica va deveni cel de-al 100-lea stat parte la Convenţia de la Haga, iar suprimarea cerinţei supralegalizării va intra efectiv în vigoare la data de 14 decembrie 2011. De asemenea, la data de 12 mai 2011, ambasadorul Sultanatului Oman, E.S. Dl. SayyidMohammedHarib ‘Abdallah Al-Said a depus instrumentele de accedere la Convenţia de la Haga cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine; astfel, Sultanatul Oman va deveni cel de-al 101-lea stat parte la Convenţia de la Haga, până la data elaborării acestui material nefiind anunţată data efectivă a intrării în vigoare a suprimării cerinţei privind supralegalizarea documentelor emise pe teritoriul acestui stat.
România a aderat la Convenţia de la Haga prin Ordonanţa Guvernului nr. 66/1999, aprobată prin Legea nr.52/2000, cu modificările şi completările ulterioare, iar procedura apostilării documentelor româneşti a început să se aplice din 16 martie 2001, perioada dintre adoptarea actului normativ de aderare la convenţie şi intrarea efectivă în vigoare, fiind justificată de prevederile art.12 din Convenţie. Convenţia va intra în vigoare, între statul care aderă şi statele care nu au ridicat nici o obiecţie împotriva aderării, în a 60-a zi dupa expirarea termenului de 6 luni menţionat la alineatul precedent.
Aşadar, prin procedura apostilării actelor au fost înlocuite formalităţile greoaie şi deseori costisitoare ale aşa-zisului lanţ de certificări ale documentelor, prin formalitatea aplicării doar a unei ştampile.
De asemenea, Convenţia s-a dovedit utilă pentru statele care nu cereau legalizarea documentelor oficiale străine sau care nu aveau în dreptul intern recunoscută procedura legalizării actelor astfel, cetăţenii acestor state s-au putut bucura de beneficiile Convenţiei, atunci când au intenţionat să utilizeze acte oficiale emise de statul propriu în alte state membre a căror legislaţie internă presupunea certificarea respectivelor documente.
Intrând într-o analiză schematică a actului internaţional respectiv, trebuie precizat că, potrivit art. 3 din Convenţie, formalitatea apostilei nu poate fi cerută atunci
când fie legile, regulamentele sau uzanţele în vigoare în statul în care actul urmează să fie prezentat, fie o înţelegere între două sau mai multe state contractante o înlătură, o simplifică sau scuteşte actul de supralegalizare.
în ceea ce priveşte categoriile de acte oficiale care se pot apostila, statele semnatare au decis că această convenţie se aplică:
a) documentelor care emană de la o autoritate sau de la un funcţionar al unei jurisdicţii a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc;
b) documentelor administrative;
c) actelor notariale;
d) declaraţiilor oficiale, cum ar fi: menţiuni de înregistrare, viza de învestire cu dată certă şi legalizări de semnături, depuse pe un act sub semnătură privată.
De la aplicarea convenţiei sunt exceptate:
a) documentele întocmite de agenţi diplomatici sau consulari;
b) documentele administrative care au legătură directă cu o operaţiune comercială sau vamală.
întrucât, după cum am arătat, nu toate statele lumii sunt semnatare ale Convenţiei, iar unele entităţi care au teritoriu, populaţie şi/sau autorităţi nu sunt recunoscute unanim ca state (de ex. Palestina, Taiwan, Kossovo), procedura supralegalizării a continuat să îşi justifice existenţa.
Astfel, deşi obiectul principal al Convenţiei îl constituie procedura apostilării, prin acelaşi act a fost oferită o definiţie oficială, internaţional acceptată şi pentru procedura supralegalizării.
în acest sens, potrivit art. 2 din Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, semnată la Haga, la data de 5 octombrie 1961, supralegalizarea reprezintă un set de formalităţi aplicate pe actele oficiale întocmite pe teritoriul statului emitent, prin care agenţii diplomatici sau consulari ai ţărilor pe teritoriul căreia actul urmează să fie prezentat atestă veridicitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat semnatarul actului sau, după caz, autenticitatea sigiliului şi a ştampilei de pe acest act
Aşadar, prin prisma Convenţiei de la Haga, se poate spune că supralegalizarea desemnează procedura care se aplică documentelor care urmează să fie folosite pe teritoriul unui stat străin care nu este membru al Convenţiei de la Haga sau, pe bază de reciprocitate, în cazul statelor cu care România nu a încheiat tratate/convenţii de asistenţă juridică în materie.
Asemenea procedurii apostilării documentelor, supralegalizarea reprezintă în fond o confirmare prin ştampilele succesive ale unor autorităţi (în prezent, Camera Notarilor Publici, Ministerul Afacerilor Externe şi misiunea diplomatică a statului de destinaţie) a autenticităţii ştampilelor şi semnăturilor precedente aplicate pe documentele eliberate într-un stat care urmează să fie utilizate în altă ţară.
Subliniem faptul că, nici una din cele două proceduri (apostilă şi supralegalizare) nu implică analiza conţinutului actului, ci ambele presupun doar recunoaşterea autenticităţii semnăturii, a capacităţii unei persoane de a întocmi şi semna documentul prezentat spre apostilare/ supralegalizare, precum şi a identităţii şi autenticităţii sigiliului sau a ştampilei pe care o poartă respectivul document
în esenţă, principala distincţie dintre procedura apostilării înscrisurilor şi supralegalizarea acestora, este dată de statele în care urmează să fie utilizat actul în cauză, respectiv, în cazul celei dintâi - statele semnatare ale Convenţiei de la Haga, iar în cazul celei de-a doua - statele nesemnatare ale Convenţiei de la Haga, precum şi alte state nesemnatare ale unor convenţii/tratate bilaterale prin care se stipulează că nu este necesară îndeplinirea vreunei formalităţi privind procedura recunoaşterii valabilităţii documentelor româneşti în ţări străine. Statele nesemnatare ale Convenţiei de la Haga pentru care se cere procedura supralegalizării sunt: Algeria, Angola, Arabia Saudită, Afganistan, Africa Centrală, Bahrein, Bangladesh, Benin, Bolivia, Brazilia Burkina Faso, Burundi, Butan, Chile, Canada, Republica Populam Chineză (cu excepţia regiunilor administrative Hong Kong şi Macao), Cambogia, Camerun, Ciad, Coasta De Fildeş, Comore, Congo, Djibouti, Emiratele Arabe Unite, Egipt, Eritreea, Etiopia, Filipine, Guatemala, Guineea, Gabon, Gambia, Ghana, Guineea Ecuatorială, Guineea Bissau, Guyana, Haiti, Indonezia, Iordania, Iran, Irak, Jamaica, Kuweit, Kirghistan, Kenya, Kiribati, Liban, Laos, Libia, Malaezia, Maroc, Madagascar, Mauritania, Micmnezia Myanmar, Nicaragua, Nigeria, Nauru, Nepal, Niger, Pakistan, Paraguay, Palau, Papua-Noua-Guinee, Qatar, Rwanda, Siria, Sri Lanka, Singapore, Senegal, Sierra Leone, Somalia, Sudan, Taiwan, Thailanda, Turkmenistan, Tadjikistan, Tanzania, Umor, Togo, Tuvalu, Uruguay, Uzbekistan, Uganda, Vietnam, Yemen, Zimbabwue, Zambia
În acest cadru, trebuie evidenţiată şi situaţia potrivit căreia, în unele din statele care nu sunt parte la Convenţia de la Haga din 1961 şi cu care România a încheiat un tratat de asistenţă judiciară internaţională, autorităţile străine au solicitat petenţilor ca unele acte care urmează să fie folosite în alte proceduri decât cele judiciare (care fac obiectul tratatelor bilaterale) să fie supralegalizate. Este cazul Cubei, R.P. China (cu excepţia provinciilor Hong Kong şi Macao), Coreea de Nord, Siria, Maroc, Egipt, Tunisia. Justificarea este că autorităţile străine interpretează restrictiv tratatele bilaterale, în sensul că acestea se aplică numai în domeniul asistenţei judiciare internaţionale.
II. PROCEDURA SUPRALEGALIZĂRII ÎN ROMÂNIA
In continuare, având în vedere obiectul studiului de faţă, ne vom referi la formalităţile necesare pentru supralegalizarea documentelor româneşti, cu accentul voit axat pe actele notariale, ce urmează să fie folosite în străinătate, în ţările pentru care respectiva procedură este cerută.
In acelaşi cadru, trebuie făcută distincţia între latura activă a procedurii de supralegalizare, respectiv cea potrivit căreia statul român certifică propriile înscrisuri ca să fie folosite în exterior şi latura pasivă a procedurii, respectiv cea potrivit căreia alte state îşi certifică propriile înscrisuri care urmează să fie folosite pe teritoriul României.
A. Aşadar, cu privire la ceea ce am denumit mai sus drept latura activă a procedurii, sediul materiei acesteia se regăseşte în următoarele texte legale:
- art. 8 şi 9 din Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării a actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961 (la care România a aderat prin Ordonanţa Guvernului nr. 66/1999, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările şi completările ulterioare); Art.8 din Convenţie prevede că dacă între două sau mai multe state contractante există un tratat, o convenţie sau un acord care conţine dispoziţii ce supun atestarea semnăturii, sigiliului sau ştampilei anumitor formalităţi, prezenta ctJnvenţie nu derogă de la acesteformalităţi decât dacă ele sunt mai riguroase în raport cu cele prevăzute la art. 3 şi 4\ potrivit art.9, Fiecare stat contractant va lua măsurile necesare pentru a evita ca agenţii săi diplomatici sau consulari să procedeze la supralegalizări în cazul în care prezenta convenţie prevede scutirea
• art. 1 alin. 2 din Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept internaţional privat (în înţelesul prezentei legi, raporturile de drept internaţional privat sunt raporturile civile, comerciale, de muncă, de procedură civilă şi alte raporturi de drept privat cu element de extraneitate.) şi art. 162 din Legea nr. 105/1992 (Art 162 din Legea nr. 105/1992, cu modificările şi completările ulterioare, prevede că: Actele oficiale întocmite sau legalizate de către o autoritate străină pot ji folosite în faţa instanţelor mmăne numai dacă sînt supralegalizate, pe cale administrativă ierarhică şi în continuare de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României, spre a li se garanta astfel autenticitatea semnăturilor şi sigiliului.
Supralegalizarea pe cale administrativă este supusă procedurii stabilite de statul de origine al actului, urmată de supralegalizarea efectuată fie de misiunea diplomatică sau oficiul consular român din statul de origine, fie de misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului de origine în România şi, în continuare, în ambele situaţii, de Ministerul Afacerilor Externe.
Scutirea de supralegalizare este permisă în temeiul legii, al unei înţelegeri internaţionale la care este parte România sau pe bază de reciprocitate.
Supralegalizarea actelor întocmite sau legalizate de instanţele române se face din partea autorităţilor române, de Ministerul Justiţiei şi Ministerul Afacerilor Externe, în această ordine.);
• art. 57 din Legea notarilor publici şi a activităţii notariale, nr. 36/1995 (Până la modificarea intervenită prin Legea nr.202/2010, textul art.57 prevedea următoarele: în cazul în care, pentru valabilitatea în străinătate a actului notarial, este necesară supralegalizarea semnăturii şi sigiliului notarului public de Ministerul Justiţiei, Ministerul Afacerilor Externe şi misiunea diplomatică sau oficiul consular din România ale statului în care actul urmează să fie folosit, notarul public va pune în vedere părţii obligaţia îndeplinirii acestei cerinţe.
Birourile notariale nu pot lua în considerare actele care emană de la autorităţile altui stat, decât dacă semnăturile şi sigiliile acelor autorităţi sunt supralegalizate de misiunea diplomatică sau oficiul consular al României din acest stat sau de Ministerul Afacerilor Externe al României.
în cazul în care prin convenţii internaţionale la care România este parte se prevede altfel, se aplică acele convenţii.).
înainte de modificarea legislativă intervenită prin Legea nr. 202/2010, prima autoritate competentă din cadrul procedurii de supralegalizare, să certifice documentele oficiale emise de autorităţile statului român, inclusiv instanţele româneşti, precum şi actele întocmite de notarii publici din România, era Ministerul Justiţiei, prin Curtea de Apel. Temeiul legal al acestei competenţe rezidă în art. 18 din Legea nr. 36/1995 şi art 8 alin.(4) şi (6) din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995, potrivit cărora, la înregistrarea biroului notarial la Curtea de Apel în circumscripţia căreia se află sediul acestuia, notarul public este obligat să prezinte sigiliul şi specimenul de semnătură. Astfel Ministerul Justiţiei, prin Curtea de Apel, certifică semnătura şi sigiliul notarului public care întocmise respectivul document
Odată cu intrarea în vigoare a Legii nr. 202/2010, competenţa certificării semnăturii şi sigiliului notarului a revenit Camerelor Notarilor Publici care funcţionează în circumscripţia fiecărei Curţi de Apel.
Astfel, prin acest act normativ, procedura a fost modificată, în sensul că art 57 din Legea nr. 36/1995, stipulează actualmente faptul că în cazul în care, pentru valabilitatea în străinătate a actului notarial, este necesară supralegalizarea semnăturii şi a sigiliului notarului public sau apostilarea actelor notariale, aceste proceduri se îndeplinesc de Camera Notarilor Publici, la sediul principal sau la sediile judeţene ale acesteia, în a cărei circumscripţie îşi desfăşoară activitatea notarul public care a instrumentat actul, în condiţiile stabilite prin regulament. Notarul public va pune în vedere părţii obligaţia îndeplinirii acestei cerinţe.
Prin Ordinul ministrului justiţiei nr. 2922/C/ 09.12.2010, s-a prevăzut că Regulamentul privind
metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizării de Camerele Notarilor Publici pe actele notariale, precum şi modul de organizare şi desfăşurare a acestei activităţi se aprobă, prin hotărâre, de Consiliul Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România. în acest sens, iniţial a fost adoptată Hotărârea Consiliului Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România nr.318/30.11.2010, care a fost abrogată ulterior prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr.349/17.12.2010. în prezent, procedurile privind apostilarea şi supralegalizarea documentelor sunt reglementate prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr. 349/17.12.2010, cu modificările ulterioare, aduse prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr. 36/11.02.2011.
Modificarea succesivă a regulamentului privind aplicarea apostilei/supralegalizării pe actele notariale se datorează pe de o parte, dificultăţilor de interpretare a normelor privind procedura apostilării/supralegalizării documentelor, fapt care a generat o practică neunitară la niveiui camerelor teritoriale ale notarilor publici, iar pe de altă parte, necesităţii sistematizării, fluidizării şi simplificării procedurilor prealabile apostilării/supralegalizării documentelor de Camera Notarilor Publici.
B. Concret procedura supralegalizării înscrisurilor emise în România, care urmează să fie folosite în exterior, o vom prezenta succint, cu etapele succesive necesare.
în primul rând, trebuie făcută distincţia între actele notariale şi alte tipuri de înscrisuri.
Astfel, în privinţa documentelor emise de autorităţile publice române, originalele acestora vor fi supralega-lizate de organele administrative emitente, de Ministerul Afacerilor Externe şi, în final, de misiunea diplomatică a statului de destinaţie a respectivului act, în ordinea precizată.
în privinţa procedurii supralegalizării actelor notariale, aceasta se face în primă fază de Camera Notarilor Publici.
Referitor la competenţa teritorială, menţionăm că se supralegalizează doar actele notariale ale notarilor publici din circumscripţia Curţii de Apel în care funcţionează fiecare cameră a notarilor. Astfel, în ceea ce priveşte Camera Notarilor Publici Bucureşti, competenţa teritorială include, în afară de municipiul Bucureşti, judeţele Călăraşi, Giurgiu, Teleorman, Ialomiţa şi Ilfov.
Cât priveşte competenţa materială, se supralegalizează doar actele notariale, aşa cum sunt enumerate de art. 8 din Legea nr. 36/1995:
a) acte autentificate de notar;
b) darea de dată certă înscrisurilor prezentate de
părţi;
c) copii legalizate ale înscrisurilor. Referitor la copiile legalizate de pe înscrisuri, menţionăm că, potrivit art 21 coroborat cu art. 11 alin.(3) din Regulamentul aprobat prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr. 349/2010, în cazul solicitării supralegalizării unei copii legalizate de către notarul public, această operaţiune se poate realiza numai dacă actul de pe care a fost făcută copia legalizată este un act oficial emis de o autoritate din România.
d) legalizarea traducerilor. în ceea ce priveşte traducerile legalizate, potrivit art. 21 coroborat cu art. 8 şi art. 11 alin.(2) din Regulamentul aprobat prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr. 349/2010, ca să fie supralegalizate, trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii:
• documentul tradus şi legalizat trebuie să fie un act oficial emis de autorităţile române;
• la fiecare exemplar al traducerii legalizate pentru care se solicită supralegalizare trebuie ataşată o copie a variantei în limba română de pe care s-a efectuat traducerea, anexa fiind certificată de traducător prin ştampila de legătură aplicată între varianta documentului tradusă în limba străină şi copia celei din limba română.
e) certificate de moştenitor sau alte încheieri elaborate de notari în procedura succesorală;
f) certificarea unor fapte, în cazurile prevăzute de lege, potrivit prevederilor art. 91 şi 92 din Legea nr. 36/1995;
g) legalizarea semnăturilor de pe înscrisuri, a specimenelor de semnătură, precum şi a sigiliilor;
h) încheierile elaborate de notari având ca obiect primirea în depozit a înscrisurilor şi documentelor prezentate de părţi;
i) actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin şi cecurilor;
j) eliberarea de duplicate de pe actele notariale întocmite de notari.
O menţiune specială se poate face cu privire la supralegalizarea unor acte notariale în legătură cu actele de identitate (cum ar fi, spre exemplu, cartea de identitate, paşaportul). Cu privire la supralegalizarea
acestui tip de documente emise de autorităţile române facem precizarea că singura modalitate prin care este posibilă redarea datelor cu caracter personal conţinute în paşaport sau în cartea de identitate este procedura de certificare a unor fapte, menţionată la art. 91 alin. 1 lit c) din Legea notarilor publici şi a activităţii notariale, nr. 35/1996. Conform acestei proceduri, notarul public certifică faptul că persoana din fotografia din CI/B I/Paşaport, deţinătorul actului de identitate, este aceeaşi cu persoana care se prezintă în faţa sa şi cere certificarea Cartea de identitate/paşaportul poate fi anexată sau scanată. Motivele sunt legate de specificul acestor acte de identitate care însoţesc, numai într-un singur exemplar, care este numai cel original, persoana care se identifică cu aceste acte, precum şi siguranţa circulaţiei acestor înscrisuri (imposibilitatea folosirii sau deţinerii unui act de identitate sub orice formă de nici o altă persoană decât de titular). Ulterior, de pe aceste certificări se pot efectua traduceri legalizate în limba statului de destinaţie. Precizăm că, prin extensie, prevederile susmenţionate se aplică şi în cazul permisului de conducere, prin normele restrictive privind utilizarea şi deţinerea acestuia, putând fi asimilat actelor de identitate propriu-zise.
Referitor la calitatea persoanelor care solicită supralegalizarea unor documente, menţionăm că în prima variantă a Regulamentului privind aplicarea apostilei/ supralegalizării pe actele notariale, era inclusă cerinţa ca cererile pentru supralegalizarea actelor notariale să fie formulate de:
• titularul actului, iar în cazul persoanelor juridice, de reprezentantul legal sau de un delegat al acestuia;
• soţul/soţia titularului actului ori o rudă până la gradul II cu titularul actului;
• orice altă persoană fizică care prezintă o procură notarială sau o împuternicire avocaţială;
• notarul public, personal sau prin delegat, la solicitarea unea dintre persoanele sus-menţionate.
în prezent, din raţiuni care ţin de intenţia de a facilita accesul la procedura apostilării/supralegalizării actelor, s-a renunţat la cerinţa dovedirii calităţii solicitantului, astfel că orice persoană poate cere apostilarea/supralegalizarea actelor notariale.
Aşadar, odată îndeplinite condiţiile susmenţionate, Camera Notarilor Publici va proceda la aplicarea supralegalizării actelor notariale.
Potrivit art. 21, coroborat cu art. 14 din regulament, supralegalizarea va putea fi refuzată dacă:
a) actul este destinat folosirii pe teritoriul unui stat care este parte a Convenţiei de la Haga;
b) textul actului nu este lizibil din cauza deteriorării;
c) actul este completat sau semnat cu creionul;
d) actul conţine completări sau corecturi neconfirmate oficial;
e) actul nu este susceptibil să fie supralegalizat
De asemenea, facem precizarea că, în prezent
Regulamentul privind metodologia de aplicare a apostilei/supralegalizării de Camerele Notarilor Publici, adoptat prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr.349/2010, a suferit modificări, fiind suprimată cerinţa legată de necesitatea îndeplinirii procedurii prealabile pentru actele oficiale de organele competente, în cazul traducerilor legalizate şi a copiilor legalizate de notarul public. Această modificare constituie un răspuns la dificultăţile generate în practică de aplicarea procedurii, în forma în care fusese iniţial concepută.
Menţionăm că, în primele variante ale regulamentului, procedura pentru actele oficiale emise de autorităţile statului român a fost gândită în sensul existenţei unei vizări iniţiale (denumită, de asemenea, apostilare/supralegalizare, motiv suplimentar pentru generarea de confuzii, în practică), realizate de organele competente pe actele originale. în esenţă, supralegalizarea iniţială semnifică o certificare suplimentară a faptului că actul original a fost instrumentat şi emis de o instituţie competentă, în acest sens. Aceasta trebuia realizată, cu câteva mici excepţii, de ministerul care coordona activitatea instituţiilor emitente (de exemplu la actele de studii, competente erau fie Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului, pentru actele de studii superioare, fie inspectoratele teritoriale şcolare pentru actele de studii primare şi/sau medii).
Luând în considerare pe de o parte, imposibilitatea impunerii unei proceduri suple şi unitare, iar pe de altă parte, faptul că din legislaţia în vigoare nu rezulta necesitatea apostilării/supralegalizării prealabile a actului oficial de organul competent în cazul traducerilor legalizate şi a copiilor legalizate de notarul public, s-a considerat oportună modificarea unor articole din regulamentul privind metodologia de aplicare a apostilei/ supralegalizării de Camerele Notarilor Publici, fapt realizat prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr. 527/10.02.2011.
Totodată, la decizia de eliminare a cerinţei apostilării/supralegalizării iniţiale, au fost avute în vedere şi motive legate de subordonarea ierarhică a unor instituţii ale statului, ceea ce a generat o serie de dificultăţi în practica supralegalizării, privind identificarea autorităţilor competente să vizeze originalele documentelor.
O ultimă menţiune trebuie făcută cu privire la cuantumul taxei prevăzute pentru aplicarea apostilei/ supralegalizării de Camera Notarilor Publici, care se
ridică, în prezent, la suma de 43,40 lei/exemplar şi se achită la sediul Camerei Notarilor Publici unde se aplică apostila/supralegalizarea
Ultimele etape obligatorii în procedura supralegalizării documentelor vizează certificarea de Ministerul Afacerilor Externe şi, ulterior, de misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului în care urmează să fie utilizat documentul în cauză
C. Ceea ce am denumit mai sus drept latura pasivă a procedurii de supralegalizare, respectiv cea care priveşte documentele emise de autorităţile unui stat străin, care urmează să fie folosite în România, procedura recunoaşterii acestora este similară şi presupune mai multe etape succesive.
Astfel, documentul în cauză trebuie certificat, la nivel naţional, de autoritatea competentă din statul de origine potrivit legislaţiei statului respectiv, dar trebuie să poarte ştampila Ministerului Afacerilor Externe din statul de origine şi, în final, să fie supralegalizat de misiunea diplomatică sau oficiul consular al României din statul respectiv sau de misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului de origine din România.
O serie de probleme s-au ridicat şi se ridică şi în prezent în practică, în cazul în care în statul din care provine documentul în cauză nu există misiune diplomatică sau oficiu consular românesc; de principiu, şi în mod corelativ, nici în România nu există misiune diplomatică sau oficiu consular aparţinând respectivului stat. In aceste cazuri, actele trebuie trimise la misiunea diplomatică sau oficiul consular românesc din ţara cea mai apropiată a cărui competenţă este extinsă şi asupra statului de origine al documentului; desigur acest fapt implică nu numai costuri suplimentare, ci şi un timp mai îndelungat pentru realizarea procedurii de supralegalizare.
Ultima etapă care încheie procedura de supralegalizare a actelor provenind din ţări străine, care urmează să fie utilizate în România, are în vedere supralegalizarea documentului realizată de Ministerul Afacerilor Externe din România
III. ELEMENTE DE DREPT COMPARAT
Nu putem finaliza acest studiu fără a semnala procedurile de supralegalizare existente în câteva ţări, pentru a sublinia asemănări şi deosebiri cu procedura de supralegalizare existentă în prezent în România.
A. în Marea Britanie, spre exemplu, singura autoritate competentă să aplice supralegalizarea şi apostila este Oficiul de Legalizare (The Legalisation Office) din Ministerul Afacerilor Externe (Foreign and Commonwealth Office). Şi în Marea Britanie, la fel ca şi în România, supralegalizarea documentelor (legalisation) presupune o certificare a semnăturii, sigiliului sau ştampilei aplicate pe un document care atestă faptul că acel document este original.
Spre deosebire de procedura românească, în Marea Britanie, Ministerul Afacerilor Externe (FCO) supralegalizează nu numai acte oficiale emise de autorităţi publice sau întocmite de notari, dar şi acte elaborate/ certificate de avocaţi. O condiţie esenţială, expres specificată, este aceea că, în cazul în care documentul în cauză trebuie să fie semnat/certificat de un notar/avocat în funcţie în Marea Britanie, respectivul act trebuie semnat în interiorul graniţelor Marii Britanii.
Pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe din Marea Britanie (FCO) este prezentată procedura supralegalizării step-by-step, astfel că, după identificarea tipurilor de documente care pot fi supralegalizate şi după verificarea îndeplinirii condiţiilor de formă cu privire la aceste tipuri de documente, solicitantul va trebui să determine dacă este persoană fizică (member of the public) sau persoană juridică (bussiness customer). în funcţie de aceste categorii, serviciile prestate de FCO, cu privire la supralegalizarea documentelor sunt diferite atât ca timp de rezolvare, ca locaţii unde se îndeplineşte serviciul, ca taxe sau ca mod de efectuare a plăţii taxelor percepute sau modalitatea de trimitere a actelor în cauză. Cu titlu de exemplu, referitor la cuantumul taxelor percepute, precizăm că acestea sunt de £28.80 (aproximativ 135 lei) pentru fiecare atestare a semnăturii. Pentru persoanele juridice, în cazul în care se solicită supralegalizarea documentelor în regim de uigenţă (Bussiness Premium Service), aceasta se va realiza în 90 de minute, modalitatea de taxare acceptată fiind doar plata on-line, în cuantum de £71 (aproximativ 334 lei) pentru fiecare semnătură atestată.
în ceea ce priveşte termenul de rezolvare a solicitărilor, pentru persoanele fizice care se prezintă la Oficiul de Legalizare, supralegalizarea se aplică în aceeaşi zi, nefiind necesară o programare în prealabil. Pentru persoanele juridice, documentele supralegalizate se eliberează în ziua lucrătoare ce urmează depunerii, iar aşa cum menţionam mai sus, pentru documentele pentru care se solicită eliberarea în regim de urgenţă, aceasta se va face în interval de 90 de minute, de la momentul depunerii. în cazul documentelor trimise prin poştă, atât de persoane fizice, cât şi de cele juridice, acestea vor fi supralegalizate în termen de 48 de ore.
La primirea documentelor, Oficiul de Legalizare din
FCO va proceda la verificarea posibilităţii aplicării supralegalizării/apostilei, m funcţie de tipul de document, ca apoi să verifice semnătura, sigiliul sau ştampila, prin comparare cu specimenele aflate în baza de date.
Referitor la tipurile de documente care se pot supralegaliza/apostila, în principiu, se pot supralegaliza majoritatea documentelor provenind din Marea Britanie, câtă vreme poartă semnătura şi ştampila originale din partea unei autorităţi publice sau sunt certificate sau întocmite de un notar sau avocat din Marea Britanie. De asemenea sunt menţionate câteva cerinţe cu privire la actele semnate de notari sau de avocaţi; acestea trebuie să specifice clar ce reprezintă documentul pe care îl atestă şi care este relaţia acestuia cu originalul; documentul trebuie semnat de notar/avocat în nume propriu, fără să se folosească de semnătura companiei; numele notarului/ avocatului trebuie scris clar; totodată, sub semnătură trebuie să fie scris şi numele firmei din care face parte notarul/avocatul.
în ceea ce priveşte copiile legalizate, acestea pot fi supralegalizate/apostilate dacă au fost certificate în Marea Britanie de un notar/avocat în funcţie, ca fiind conforme cu originalul. Dacă persoana în cauză solicită supralegalizarea copiei legalizate de pe un anumit document şi FCO este competent, solicitantul în cauză trebuie să confirme faptul că în statul în care va folosi respectivul document este acceptată copia legalizată a acestuia. Referitor la documentele plastifiate, se specifică expres că nu se supralegalizează niciun astfel de document
O situaţie specială se întâlneşte în cazul anumitor documente, cum ar fi actele de stare civilă sau certificatele de parteneriate civile, certificatele din care rezultă că nu există impedimente (no impediment certificates) precum şi alte tipuri de certificate. In Marea Britanie aceste documente se eliberează numai de Oficiul Registrului General (UK General Register Office), care este totodată, singura autoritate abilitată care poate elibera copii certificate de pe tipurile de documente pe care le emite. FCO nu este competent să supralegalizeze copiile legalizate de pe aceste documente, chiar dacă au fost certificate ca fiind conforme cu originalul de un notar/ avocat în funcţie şi nici în cazul în care au fost ataşate unui act notarial. De asemenea, Ministerul Afacerilor Externe din Marea Britanie (FCO) nu poate supralegaliza niciun document care este ataşat sau care include o fotocopie a unui document emis de Oficiul Registrului General.
Totodată, FCO nu este competent să supralegalizeze documentele medicale, actele de identitate, cazierele judiciare (Association of Chief Police Officer ACPO certificates), documentele privind călătoria animalelor de companie. De asemenea, la fel ca şi în cazul actelor susmenţionate emise de Oficiul Registrului General, Ministerul Afacerilor Externe din Marea Britanie (FCO) nu poate aplica supralegalizarea/apostila pe copii legalizate de pe documentele susmenţionate, chiar dacă acestea au fost certificate ca fiind conforme cu originalul de un notar/avocat în funcţie şi nici în cazul în care au fost ataşate unui act notarial.
Referitor la traducerile efectuate de pe documente emise de Oficiul Registrului General sau de pe certificatele de deces emise în cazurile deceselor violente de medici legişti sau judecători de instrucţie, anume desemnaţi în acest scop, se pot supralegaliza dacă au fost semnate pe teritoriul Marii Britanii de un notar sau avocat în funcţie. De asemenea şi în cazul traducerilor, sunt valabile cerinţele cu privire la actele semnate de notari sau de avocaţi: documentul trebuie semnat de notar/avocat în nume propriu, fară să se folosească de semnătura companiei; numele notarului/ avocatului trebuie scris clar; totodată, sub semnătură trebuie scris şi numele firmei din care face parte notarul/ avocatul.
în ceea ce priveşte paşapoartele, fie că sunt britanice, fie că sunt emise de alte state, FCO nu are competenţa de a supralegaliza aceste documente în original. în schimb, este permisă supralegalizarea fotocopiilor, dacă acestea au fost în prealabil certificate ca fiind conforme cu originalul de notari sau avocaţi în funcţie, pe teritoriul Marii Britanii.
Documentele de studii (originale şi fotocopii) nu vor putea fi supralegalizate de Ministerul Afacerilor Externe din Marea Britanie (FCO), dacă provin de la o autoritate care nu este înregistrată printre organismele acreditate şi dacă nu au fost, în prealabil, semnate de notari sau avocaţi în funcţie pe teritoriul Marii Britanii. în mod alternativ, dacă solicitantul se află peste hotare, misiunea diplomatică britanică de la locul unde se află persoana în cauză este competentă să emită o copie certificată de pe originalul documentului emis în Marea Britanie (cu condiţia ca acesta să provină de la o autoritate care este înregistrată printre oiganismele acreditate în Marea Britanie), aceasta putând fi trimisă direct la FCO pentru supralegalizare.
De asemenea, este posibil ca documentele de studii, în original, să fie semnate şi ştampilate de Consiliul Britanic (British Council) din ţara unde se află solicitantul, acestea putând fi apoi supralegalizate de FCO, fară să mai fie necesară semnătura unui notar/avocat. Acest tip de serviciu îndeplinit de Consiliul Britanic are o aplicabilitate facultativă, prestarea sa fiind la aprecierea reprezentanţei
locale a Consiliului Britanic. De menţionat că Ministerul Afacerilor Externe (FCO) acceptă să supralegalizeze numai actele în original, semnate şi ştampilate de Consiliul Britanic, nu şi copii legalizate ale acestora sau certificate emise de Consiliul Britanic.
Documentele de studii care nu reprezintă diplome, certificate academice, calificări, premii pot fi supralegalizate numai dacă sunt emise de o instituţie de învăţământ recunoscută în Marea Britanie şi dacă poartă ştampila şi semnătura unui notar/avocat în funcţie în Marea Britanie.
B. în Franţa, asemănător legislaţiei româneşti în materie, supralegalizarea reprezintă un set de formalităţi prin care se atestă autenticitatea semnăturii, calitatea celui de la care provine semnătura de pe respectivul document şi, atunci când este cazul, identitatea, ştampilei/sigiliului aplicate pe acel act.
Ministerul Afacerilor Externe şi Europene din Franţa reprezintă autoritatea competentă să supralegalizeze acte publice emise de autorităţile franceze care urmează să fie utilizate pe teritoriul altor state care nu sunt membre ale Convenţiei de la Haga sau cu care Franţa nu a încheiat convenţii speciale în materie de supralegalizare.
Ministerul Afacerilor Externe şi Europene din Franţa nu are competenţa să supralegalizeze documentele remise ambasadelor sau consulatelor franceze în străinătate, cu scopul obţinerii unei vize de reîntoarcere/ înapoiere în Franţa.
Documentele care emană de la agenţii diplomatici şi consulari străini rezidenţi pe teritoriul naţional, destinate să fie prezentate în faţa altor agenţi diplomatici sau consulari străini rezidenţi pe teritoriul naţional, nu pot fi supralegalizate de Ministerul Afacerilor Externe şi Europene, competenţa aparţinând reprezentanţelor diplomatice străine la Paris cu care să ia legătura direct, ca să fie supralegalizate documentele.
In funcţie de statul de destinaţie, unde urmează să producă efecte documentele respective şi în funcţie de natura documentului, se poate determina regimul juridic aplicabil pentru recunoaşterea actului: a) supralegalizarea, care reprezintă o procedură în doi paşi, competenţa aparţinând în acest caz, Ministerului Afacerilor Externe şi Europene şi consulatului ţării unde urmează să fie folosit documentul în cauză; b) apostilarea actului, procedură îndeplinită de curtea de apel în a cărei rază teritorială a fost emis actul; c) dispensa de orice formalitate (supralegalizare/ apostila). In ceea ce priveşte dispensa de orice formalitate, aceasta poate fi stabilită prin:
• convenţii bilaterale;
• Convenţia Comisiei Internaţionale în materie de stare civilă din 27 septembrie 1957 (Convenţia Comisiei Internaţionale în materie de stare civilă din 27 septembrie 1957, publicată în Jurnalul Oficial din 2 septembrie 1959);
• Convenţia Comisiei Internaţionale în materie de stare civilă din 15 septembrie 1977 (Convenţia Comisiei Internaţionale în materie de stare civilă din 15 septembrie 1977, publicată în Jurnalul Oficial din 1 august 1982);
• Convenţia Consiliului Europei din 7 iunie 1968, care se aplică documentelor emise de agenţii diplomatici sau consulari ai unui stat contractant, care îşi exercită funcţia pe teritoriul acelui stat şi care îşi vor produce efectele pe teritoriul unui alt stat contractant sau în faţa agenţilor diplmatici sau consulari ai altui stat contractant (Convenţia europeană privind suprimarea cerinţei legalizării pentru documentele întocmite de agenţii diplomatici şi funcţionarii consulari, adoptată la Londra, la 7 iunie 1968, semnată de România la Strasbourg, la 21 mai 2010);
• Convenţia Comunităţilor Europene din 25 mai 1987 privind eliminarea legalizării actelor în statele membre ale Comunităţilor Europene, care se aplică actelor emise pe teritoriul unui stat contractant sau de agenţii diplomatici sau consulari ai unui stat contractant care urmează să producă efecte pe teritoriul unui alt stat contractant sau în faţa agenţilor diplomatici sau consulari ai altui stat contractant;
Tipurile de documente Ia care se poate utiliza procedura supralegalizării în Franţa, sunt:
• acte de stare civilă (acte de naştere, căsătorie, deces sau recunoaştere);
• acte judecătoreşti;
• declaraţii luate sub jurământ (affidavit), declaraţii scrise şi documente înregistrate sau depuse la tribunalele judiciare;
• acte notariale (acte autentice);
• acte administrative (diplome de studii, caziere judiciare, atestări notariale, certificate de naţionalitate);
• certificatele de existenţă a rentierilor viageri;
• certificatele eliberate de Institutul Naţional de Proprietate Industrială;
• documente eliberate sau certificate de agenţi diplomatici sau consulari;
• acte sub semnătură privată pe care a fost aplicată
o menţiune oficială (de exemplu, certificarea semnăturii).
Detalii cu privire la tipurile de documente necesare în fiecare ţară pentru care se aplică, după caz, supralegalizarea/apostila/dispensa sunt cuprinse într-un tabel existent pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe din Franţa. Menţionăm că în ţări semnatare ale Convenţiei de la Haga pentru anumite tipuri de acte se poate aplica apostila, iar pentru altele supralegalizarea sau chiar dispensa de supralegalizare/apostilă. De pildă, în relaţia cu Austria, certificatele emise de Institutul Naţional de Proprietate Industrială şi actele sub semnătură privată pe care a fost aplicată o menţiune oficială se apostilează; în schimb, actele administrative se vor supralegaliza, dacă documentele sunt emise de un organ administrativ cu privire la o operaţiune comercială sau vamală, cum ar fi certificatele sanitare, atestatele de liberă vânzare, certificatele care atestă lipsa radioactivităţii; în privinţa declaraţiilor luate sub jurământ, declaraţiile scrise şi documentele depuse sau înregistrate la tribunalele judiciare şi actele notariale, se prevede dispensa de supralegalizare referitoare la actele de stare civilă, care atestă capacitatea sau situaţia familială a persoanelor fizice, naţionalitatea, domiciliul sau rezidenţa persoanelor fizice, precum şi pentru toate actele emise în vederea încheierii căsătoriei sau stabilirii stării civile. Un alt exemplu relevant cu privire la recunoaşterea documentelor între Franţa şi alte state semnatare ale Convenţiei de la Haga, este Portugalia. Astfel, referitor la actele de stare civilă şi documentele eliberate sau certificate de agenţi diplomatici sau consulari, este prevăzută dispensa de supralegalizare/apostilă; pentru actele judecătoreşti, declaraţiile luate sub jurământ -mărturii (affidavit), declaraţii scrise şi documente înregistrate sau depuse la tribunalele judiciare, precum şi pentru actele notariale (acte autentice), este prevăzută dispensa de supralegalizare referitoare la actele de stare civilă, care atestă capacitatea sau situaţia familială a persoanelor fizice, naţionalitatea, domiciliul sau rezidenţa persoanelor fizice, precum şi pentru toate actele emise în vederea încheierii căsătoriei sau stabilirii stării civile. în privinţa actelor administrative (diplome de studii, caziere judiciare, atestări notariale, certificate de naţionalitate), se vor supralegaliza, dacă documentele sunt emise de un organ administrativ cu privire la o operaţiune comercială sau vamală, cum ar fi certificatele sanitare, atestatele de liberă vânzare, certificatele care atestă lipsa radioactivităţii. Certificatele de existenţă a rentierilor viageri, certificatele eliberate de Institutul Naţional de Proprietate Industrială şi actele sub semnătură privată pe care a fost aplicată o menţiune oficială, pot fi utilizate ca atare în Portugalia, pentru aceste tipuri de documente fiind prevăzută dispensa de supralegalizare referitoare la protecţia minorilor.
în ceea ce priveşte forma actelor care se prezintă pentru a fi supralegalizate, Ministerul Afacerilor Externe şi Europene nu este competent să supralegalizeze următoarele tipuri de documente în original sau fotocopii, chiar dacă sunt certificate pentru conformitate, acestea urmând să fie transmise direct autorităţilor străine destinatare:
- fotografii;
- paşapoarte;
- cărţi de identitate;
- permise de şedere;
- documente eliberate de o organizaţie internaţională.
Precizăm totodată că pentru supralegalizarea acestor tipuri de documente, în Franţa este necesară îndeplinirea unor formalităţi prealabile supralegalizării, iar în cazul în care este vorba de traducerea unor documente, procedura prealabilă trebuie efectuată înainte de efectuarea traducerii. Aşadar, dacă aceste tipuri de documente sunt prezentate în original, procedura este diferită în funcţie de organul emitent. Astfel, dacă originalele emană de la un organ public, trebuie să fie redactate în limba franceză şi să poarte pe original emblema naţională (la Marianne) sau ştampila oficială a organului emitent, semnătura agentului instrumentator, numele şi calitatea în care a semnat persoana desemnată. Dacă originalul documentului este sub semnătură privată, persoana care a semnat documentul trebuie să-şi legalizeze semnătura în faţa notarului sau a primarului din localitatea unde îşi are reşedinţa.
în câteva cazuri determinate, este posibil ca legalizarea semnăturii celui de la care provine actul să fie făcută de Camera de Comerţ şi Industrie Locală pentru documentele comerciale, Consiliul Naţional al Ordinului Medicilor din Paris pentru certificatele medicale, Arhiepiscopia Parisului pentru documentele emise de autorităţi ale Bisericii Catolice, inspectoratul academic pentru documentele provenind de la şcoli private care au încheiat contracte cu statul francez, serviciile departamentale veterinare din Ministerul Agriculturii pentru documentele emise de medicii veterinari, în toate aceste cazuri, formula privind legalizarea semnăturii trebuie redactată în limba franceză şi, ca recomandare formală, trebuie să apară lângă semnătura legalizată
Pentru fotocopii, trebuie precizat că legislaţia franceză interzice reproducerea actelor de stare civilă, actelor notariale, hotărârilor judecătoreşti, extraselor de cazier judiciar, extraselor de pe documentele emise de registrul comerţului care atestă existenţa şi datele socieăţilor comerciale (des extraits K-bis) precum şi a certificatelor de naţionalitate franceză; aceste documente nu pot fi supralegalizate dacă nu sunt prezentate în original. De asemenea, extrasele de pe documentele emise de registrul comerţului care atestă existenţa şi datele socieăţilor comerciale (des extraits K-bis) nu pot avea o vechime mai mare de 3 luni, iar pentru cazierele judiciare vechimea acestora nu poate fi mai mare de 6 luni. Actele
de stare civilă nu trebuie să depăşească 3 luni de la data eliberării, în cazul în care sunt necesare în vederea încheierii unei căsătorii.
Fotocopiile de pe alte documente pot fi supralegalizate numai dacă au fost în prealabil certificate ca fiind conforme cu originalul. Această certificare se face pe verso-ul originalului de primăria de pe raza domiciliului solicitantului sau de un notar sau, dacă este vorba de un document administrativ, de organul administrativ care a emis actul original. O societate privată poate să certifice propriile acte pe care le emite, ca fiind conforme cu originalul, în acest caz, fiind necesară certificarea semnăturii de pe documentul în cauză.
Fără să insistăm asupra subiectului, întrucât nu există similitudini cu legislaţia românească, menţionăm că pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe şi Europene este descrisă o procedură specială pentru supralegalizarea dosarelor privind adopţiile internaţionale.
Referitor la traduceri, traducătorul, care trebuie să fie autorizat de o Curte de Apel, este obligat să aplice sigiliul, semnătura şi numărul de înregistrare ale traducerii, atât pe original, cât şi pe traducere. Semnătura traducătorului trebuie să fie certificată de primar, notar sau de camera de comerţ. începând cu data de 1 februarie 2009, biroul de supralegalizări din Ministerul Afacerilor Externe şi Europene din Franţa nu mai deţine competenţa de a supralegaliza semnătura traducătorilor autorizaţi, în măsura în care traducerile nu se referă la acte publice, destinate să producă efecte juridice în străinătate. Astfel, traducătorii autorizaţi au posibilitatea să-şi legalizeze semnătura aplicată pe traduceri la primăria locală, serviciul fiind gratuit. Actul sub semnătură privată devine act public şi poate face obiectul supralegalizării de către biroul de supralegalizare din Ministerul Afacerilor Externe şi Europene.
Tarifele percepute pentru serviciul de supralegalizare diferă, în funcţie de naţionalitatea persoanei care figurează în actele depuse pentru supralegalizare şi nu în funcţie de ţara de destinaţie, unde urmează să fie utilizate respectivele documente; în cazul în care documentele privesc mai multe persoane, va fi aplicat tariful cu valoarea cea mai ridicată. Pentru persoanele de naţionalitate franceză, tariful perceput pentru supralegalizarea documentelor este de 2 euro/document indiferent de natura acestuia; fac excepţie, actele de stare civilă, pentru care tariful este de 1 euro/document Termenul de soluţionare a dosarelor diferă în funcţie de numărul actelor din dosar; astfel că, pentru un dosar care depăşeşte un număr de 15 acte, termenul de soluţionare este de minimum 48 de ore, iar pentru dosarele care cuprind mai puţin de 15 acte, rezolvarea solicitărilor poate să fie chiar şi imediat.
C. Asemenea celor două ţări europene, prezentate mai sus şi în Germania (http://www.auswaertiges-amt.de) legalizarea reprezintă un set de proceduri destinate confirmării autenticităţii unui document ca să poată fi folosit pe teritoriul altui stat
Pe site-ul Ministerului de Externe (Federal Foreign Office) este prezentată procedura supralegalizării (actualizată la data de 26.01.2006) în ambele sensuri: atât procedura privind supralegalizarea documentelor provenind din ţări nesemnatare/ nemembre ale Convenţiei de la Haga care urmează să fie folosite pe teritoriul Germaniei, cât şi procedura privind supralegalizarea documentelor germane care vor fi utilizate în ţări nesemnatare/nemembre ale Convenţiei de la Haga. Aceste proceduri sunt destinate să confirme doar autenticitatea unui document oficial şi, dacă este expres prevăzut, chiar valabilitatea acestuia
a. La supralegalizarea documentelor străine pentru utilizarea acestora în Germania, se
menţionează, încă de la început, că autorităţile germane care impun prezentarea anumitor documente decid dacă vor recunoaşte acele documente ca fiind autentice cu/fără îndeplinirea procedurii de supralegalizare. Procedura de supralegalizare revine în competenţa funcţionarilor consulari de la ambasadele/consulatele Germaniei în străinătate, aceasta fiind reglementată în secţiunea a 13-a din legea privind serviciile consulare (Konsulargesetz). Asemenea consulatelor din statele străine în Germania, misiunile diplomatice ale Germaniei în străinătate supralegalizează documente pe baza certificării/validării documentelor realizată de autorităţile competente din statul-gazdă. Cu alte cuvinte, este vorba de o procedură prealabilă de recunoaştere a documentelor de autorităţile emitente, înainte să fie prezentate misiunilor diplomatice germane din acea ţară.
De asemenea, unele misiuni diplomatice au posibilitatea, cu acordul Ministerului Afacerilor Externe,
să suspende procedurile de supralegalizare pentru anumite tipuri de documente, dacă se constată că nu sunt îndeplinite cerinţele pentru supralegalizarea acestora. Funcţionarii consulari germani locali, în contextul asistenţei executive pe care o acordă, pot verifica datele cuprinse în documentele care se doresc a fi utilizate pe teritoriul Germaniei şi pot acorda sprijin autorităţilor interne germane în luarea deciziilor, cu privire la aprecierea valabilităţii respectivelor documente în Germania.
Această procedură de suspendare a supralegalizării era incidenţă la 26 ianuarie 2006, în relaţia Germaniei cu unele ţăn, cum ar fi: Afganistan, Azerbaidjan, Bangladesh, Benin, Cambodgia, Camerun, Republica Africană Centrală, Ciad, Coasta de Fildeş, Republica Democrată Congo, Djibouti, Republica Dominicană, Guineea Ecuatorială, Gambia, Ghana, Guineea, Guineea-Bissau, Haiti, India, Kenya, Laos, Liberia, Maroc (în acest caz, supralegalizarea se poate face doar pentru documentele care erau legate de registrele de stare civilă - registre de naştere, căsătorie, deces), Mongolia, Nepal, Nigeria, Pakistan,Filipine, Republica Congo, Rwanda, Senegal, Sierra Leone, Sri Lanka, Togo, Uganda, Uzbekistan, Vietnam.
Documentele din Somalia nu pot fi supralegalizate, deoarece în această ţară nu există structun de stat care să corespundă cerinţelor autorităţilor germane şi nici registratori/notari/ofiţeri de stare civilă autorizaţi.
De asemenea, nici documentele din Irak nu puteau fi supralegalizate la data de referinţă de pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe din Germania (26 ianuarie 2006), întrucât Ambasada Germaniei la Baghdad era doar parţial operaţională, iar sistemul de certificare a autenticităţii documentelor din Irak nu oferea garanţii suficiente.
După cum se precizează pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe, Germania nu are relaţii diplomatice cu Taiwan-ul; Institutul German la Taipei (Deutsches Institut Taipei) nu reprezintă o misiune diplomatică oficială, astfel că funcţionarii civili nu sunt abilitaţi să îndeplinească funcţii consulare.
Astfel, autorităţile germane sau instanţele judecătoreşti, care solicită prezentarea unor documente provenind din statele pentru care a fost decisă suspendarea procedurii de supralegalizare, pot solicita verificarea unor date prin intermediul asistenţei executive, date care pot viza fie certificarea autenticităţii unui act sau a identităţii deţinătorului său, fie informaţii cu privire la faptul că un act este fals sau conţine informaţii incorecte. Aceste solicitări de acordare a asistenţei executive, prin intermediul misiunilor diplomatice germane în străinătate, trebuie să îndeplinească anumite condiţii de formă şi anume: să aibă ataşat documentul străin asupra căruia se solicită verificarea, în original, să aibe obiectul precizat cu • documentele străine prezentate în vederea supralegalizării acestora trebuie să fie originale; copiile, chiar dacă sunt certificate ca fiind conforme cu originalul, nu sunt suficiente;
• în practica celor mai multe state, este necesară o certificare a valabilităţii documentului prealabilă supralegalizării, calificare făcută de Ministerul Afacerilor Externe din statul respectiv, din care provine documentul; în cazul Germaniei, misiunile diplomatice au competenţa şi libertatea de a aprecia dacă în cazul respectivului document prezentat pentru supralegalizare este necesară o certificare sau o validare prealabilă făcută de autoritatea direct responsabilă din statul-gazdă; această sarcină de a îndeplini procedura prealabilă revine solicitantului, doar în cazuri excepţionale, misiunea diplomatică germană va obţine direct certificarea documentului în cauză, deoarece potrivit principiilor dreptului internaţional nu este permisă acţionarea în numele cetăţenilor unui stat;
• documentele care poartă o semnătură electronică (automated signature) pot fi supralegalizate numai dacă se va obţine o semnătură olografă (manual signature) sau dacă documentul este certificat olograf (manually certified) de autoritatea emitentă;
• solicitările de supralegalizare a documentelor trebuie direct adresate misiunii diplomatice germane locale, fiind menţionate expres şi motivele solicitării, iar în anumite cazuri, este necesară includerea notificării făcute de autorităţile germane, în faţa cărora se va utiliza documentul respectiv (de exemplu, când se înregistrează cererea de căsătorie, este necesar ca oficiile de stare civilă să trimită lista documentelor necesare în acest scop);
• în principiu, solicitările de supralegalizare a documentelor se depun personal la sediul misiunilor diplomatice din statul-gazdă; în cazul în care titularul documentului se află în imposibilitatea de a se prezenta în persoană se acceptă fie trimiterea solicitării prin poştă sau prin curier internaţional privat, fie înmânarea acesteia de către rude sau prieteni, având procură autentică în acest scop. In toate aceste cazuri, este necesară prezentarea unei copii de pe actele de identitate ale titularului documentului solicitat să fie supralegalizat.
In mod obişnuit, autorităţile germane şi instanţele de judecată vor folosi traduceri ale documentlor emise în străinătate, traducerile urmând să fie efectuate de interpreţi autorizaţi, sub jurământ, sau de traducători autorizaţi. Traducerea documentelor nu este în sarcina misiunilor diplomatice germane în străinătate, dar în
anumite cazuri funcţionarii consulari pot confirma exactitatea traducerii dacă au cunoştinţe de limbă locală. Utilizarea de autorităţile germane a traducerilor efectuate în străinătate este la latitudinea autorităţii respective care a solicitat traducerea actului în cauză similar, traducerea documentelor din limba germană emise de autorităţile germane, vor fi recunoscute în alte state în conformitate cu legile statului respectiv unde vor fi utilizate respectivele documente.
Dacă autorităţile interne germane au îndoieli cu privire la autenticitatea documentelor consulare, pot clarifica aceste aspecte contactând direct autoritatea emitentă a documentului; în astfel de cazuri Ministerul Afacerilor Externe Federal nu se implică pentru rezolvarea acestor situaţii.
Taxele stabilite pentru supralegalizarea documentelor de misiunile diplomatice germane în alte ţări sunt cuprinse între 20 şi 80 de euro/document, iar dacă documentul nu se poate supralegaliza din diferite motive (de exemplu, dacă este fals) se percepe o taxă de procesare, în cuantum de 75% din taxa care ar fi percepută în cazul supralegalizării.
b. Pentru documentele provenind din Germania destinate să fie utilizate în ţări care nu sunt membre ale Convenţiei de la Haga, competenţa de a supralegaliza aceste acte revine misiunii diplomatice sau consulare ale ţării în care urmează să fie folosit respectivul document. Misiunea diplomatică/consulară este competentă de asemenea, să decidă metodele prin care va stabili dacă documentul în cauză este autentic sau nu; dacă aceştia nu deţin specimenele semnăturilor/ ştampilelor tuturor potenţialelor autorităţi emitente, va trebui să stabilească proceduri speciale în acest sens. Aceste situaţii speciale apar, de regulă în state, ca Germania, de pildă unde există un număr foarte mare de autorităţi emitente, fiind dificil pentru misiunile diplomaţi ce/consulare ale altui stat să fie informate asupra tuturor. Din aceste motive, în mod curent, misiunile diplomatice sau consulare vor solicita o certificare prealabilă a unui document de o autoritate germană şi uneori chiar certificări suplimentare.
Astfel, organele/agenţiile abilitate să asigure certificări prealabile ale documentelor, cu privire la care se solicită supralegalizarea sunt:
- în cazul documentelor judiciare şi notariale: preşedintele tribunalului local/regional;
- pentru documentele administrative (de exemplu, certificate de stare civilă sau de înregistrare în diverse registre) şi, de asemenea pentru certificatele emise de şcoli/universităţi: preşedintele autorităţii administrative a districtului (Chief Administrative Officer of the District (President of the Administrative district/district authorityj).
In landurile care nu sunt organizate în districte, neavând autorităţi ale districtului, miniştrii de interne ai landurilor sunt competenţi să certifice documentele administrative; de exemplu, în Bremen şi Hambuig, documentele administrative sunt certificate în prealabil de departamentul pentru probleme interne din Senat (The Senate Departament for the Interior) sau, după caz, de departamentul pentru probleme interne (Departament for the Interior). în landul Berlin, Oficiul Registrului (Registry Office I) a fost desemnat ca fiind autoritatea competentă să certifice documentele administrative, în Rhineland-Palatinate, Direcţia de servicii şi supraveghere din Trier (The Supervisory and Service Directorate), iar în Thuringia, Oficiul de Administraţie a Landului cu sediul în Weimar (the Land Office of Administratori).
în cazul actelor de studii, certificarea prealabilă a acestora e, de asemenea diferită de la un land la celălalt; astfel, spre exemplu, în Baden-Wurttemburg, responsabilitatea de a certifica documentele de studii revine Ministerului Culturii şi Sportului şi Ministerului Ştiinţei şi Cercetării; în Bavaria, este competent fie Ministerul Statului Bavarian pentru Ştiinţă, Cercetare şi Arte, fie Ministerul Statului Bavarian pentru Educaţie şi Cultură; în Brandenburg, abilitat să certifice acte de studii este Ministerul pentru Ştiinţă, Cercetare şi Cultură, iar în Saarland, Ministerul pentru Educaţie, Cultură şi Ştiinţă.
1. în cazul actelor comerciale (de exemplu, certificate de origine, conturi de comerţ) - Camerele de Comerţ şi Industrie şi Camerele de Bresle şi Meserii (Chambers of Crafts and Trades)
2. certificate de cazier judiciar - procurorii federali din Registrul Federal Central Penal (Federal Central Criminal Register) cu sediul în Bonn.
în plus, în vederea supralegalizării, misiunile diplomatice ale unor state solicită certificarea prealabilă suplimentară a documentului în cauză de Ministerul Federal al Afacerilor Externe: China, Cambodgia, Iran (doar pentru documentele universitare), Liban (doar
pentru certificatele şcolare şi de calificare), Myanmar, Nepal, Rwanda, Arabia Saudită, Sudan, Siria şi Togo. Insă, începând cu anul 1969, Ministerul Federal al Afacerilor Externe şi-a delegat atribuţiile privind certificarea documentelor care se solicită să fie supralegalizate Oficiului Federal pentru Administraţie (Bundesverwaltungsamt)
IV. CONCLUZII
După cum se poate observa, procedura supralegalizării documentelor reprezintă o procedură complexă, care se desfăşoară pe mai multe etape şi care, nefiind reglementată de un act internaţional comun, presupune cerinţe diferite de la un stat la altul.
Din perspectiva procedeului comparativ utilizat în prezentul articol pentru a evidenţia formalităţile necesare pentru supralegalizarea actelor în câteva state reprezentative ale Uniunii Europene, se poate observa că procedura supralegalizării documentelor româneşti, aplicabilă în prezent, este caracterizată de supleţe, în comparaţie cu procedurile existente în Germania sau chiar Franţa. Deşi iniţial, modelul utilizat la elaborarea regulamentelor necesare aplicării supralegalizării documentelor, inspirat din practica statelor europene, implica cerinţe suplimentare, prealabile supra-legalizării propriu-zise, din cauza numeroaselor dificultăţi întâlnite în practică, în relaţia cu autorităţile publice, s-a ajuns la eliminarea acestora şi, pe cale de consecinţă, la simplificarea întregii proceduri.
Deşi nu ne îndoim de perfectibilitatea oricărui sistem sau set de proceduri, inclusiv celor aplicabile coordonatelor desfăşurării formalităţilor necesare pentru utilizarea documentelor româneşti în statele nesemnatare ale Convenţiei de la Haga sau nesemnatare ale unor convenţii/ tratate bilaterale privind suprimarea cerinţelor recunoaşterii valabilităţii documentelor româneşti în ţări străine, pentru moment, procedura existentă răspunde unui minimum de cerinţe necesar ca să asigure un echilibru între supleţe (în sens de diminuare a birocraţiei) şi siguranţă, privind puterea circulatorie transfrontalieră a documentelor supuse procedurii în discuţie.
| ← Succesiunea care a rupt relaţiile diplomatice între România... | Procedura succesorală în noul Cod Civil → |
|---|