Selecţionarea documentelor notariale

Având în vedere că scoaterea documentelor dintr-o arhivă se poate face numai cu aprobarea conducerii instituţiei şi prin confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute, vom încerca în următoarele rânduri să prezentăm principala modalitate prin care un birou notarial se poate dispensa de documentele care nu mai prezintă importanţă în activitatea notarială şi anume: selecţionarea.

Trebuie amintit încă de la început că legislaţia arhivistică în vigoare stabileşte un set de reguli clare privind selecţionarea şi distrugerea documentelor fară a face însă o diferenţiere clară între marii creatori de arhivă, organizaţii care au în componenţă compartimente şi servicii, precum şi personal specializat în munca de arhivă, şi instituţiile compuse dintr-un număr redus de angajaţi, cum se întâmplă în cazul celor mai multe birouri notariale, formalităţi care la prima vedere îşi găsesc cu greutate aplicabilitatea şi menirea în cadrul sistemului notarial.

Acest articol care are drept temă selecţionarea arhivei notariale vine să completeze eforturile Camerei Notarilor Publici Bucureşti de a realiza un sistem de arhivare unitar la nivelul întregii structuri notariale, dar şi ca răspuns la nenumăratele solicitări primite care au avut drept principal obiect întocmirea corectă a acestei delicate operaţiuni arhivistice.

1. Cadrul juridic al selecţionării

Conform Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 selecţionarea este definită ca operaţiunea arhivistică prin care se stabileşte valoarea documentar-istorică sau practică a documentelor dintr-un fond, în vederea păstrării permanente a celor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi a eliminării celor lipsite de importanţă. Aşa cum rezultă şi din definirea conceptului, prin selecţionare se urmăreşte, în primul rând, stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorică şi conservarea lor, iar în al doilea rând îndepărtarea din arhivă a acelor documente care, prin trecerea unui număr de ani nu mai prezintă importanţă pentru instituţia creatoare, din nici un punct de vedere, eliberând astfel spaţii de depozitare necesare conservării documentelor nou create.

Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 - art. 10-11 şi Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente - art. 29-36 creează cadrul juridic legal de efectuare a delicatei operaţiuni de selecţionare a documentelor. Delicată deoarece, dacă asupra celorlalte operaţiuni arhivistice se mai poate interveni, eventual, chiar reface, la nevoie, selecţionarea - cel puţin în ceea ce priveşte documentele eliminate - are caracter ireversibil. Având în vedere tocmai acest fapt, legislaţia actuală impune anumite condiţii instituţiei care doreşte să obţină avizul pentru casarea documentelor al căror termen de păstrare a expirat. Astfel, creatorul are obligaţia de a prezenta în dosarul selecţionării atât inventarele documentelor pe care doreşte să le elimine, cât şi inventarul sau inventarele documentelor permanente din perioada pentru care se solicită confirmarea procesului-verbal, pentru a oferi posibilitatea reprezentantului Arhivelor Naţionale care verifică lucrarea în teren să cunoască criteriile care au stat la baza aprecierii valorii documentelor şi să intervină în cazul în care consideră că nu s-a acordat atenţia cuvenită anumitor informaţii. Astfel, această operaţiune care hotărăşte soarta documentelor: păstrarea sau eliminarea lor definitivă, atrage în cel mai înalt grad, atât responsabilitatea creatorului cât şi a instituţiei Arhivelor Naţionale, ca autoritate investită prin lege să coordoneze această activitate şi să acorde ultimul aviz.

2. Comisia de selecţionare. Atribuţiile şi modul ei de lucru

În temeiul articolului 11 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi a articolului 29 din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, activitatea de selecţionare, se efectuează de către comisia de selecţionare, numită de conducătorul instituţiei prin ordin, dispoziţie sau decizie internă. Ea este compusă din angajaţii cu experienţă, care creează şi lucrează cu documentele, cunosc specificul lor, le pot aprecia valoarea şi implicit termenul de păstrare.

Comisia trebuie să aibă în componenţă un preşedinte, care în cazul birourilor notariale va fi notarul public, un secretar în persoana arhivarului sau responsabilului cu arhiva şi membri numiţi dintre funcţionarii cu experienţă, aşa cum s-a menţionat mai sus. Numărul total al componenţilor comisiei trebuie să fie întotdeauna impar.

Comisia se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar. La propunerea secretarului, preşedintele convoacă comisia de selecţionare care verifică dacă inventarele au fost corect întocmite, în sensul concordanţei între conţinutul unităţilor arhivistice şi inventarele corespunzătoare, dacă stabilirea termenelor de păstrare s-a făcut conform nomenclatorului arhivistic şi unde este cazul face rectificările sau completările necesare. Folosindu-se de inventare, comisia va confrunta fiecare poziţie din inventare cu documentele din depozit, analizând practic fiecare dosar şi registru în parte pentru a-i stabili valoarea documentar-istorică sau practică sau lipsa oricărei valori, caz în care acele documente vor fi propuse pentru casare. Se vor analiza, astfel, integral documentele în paralel cu inventarele acestora din perioada supusă selecţionării, indiferent de termenul de păstrare pentru ca membrii comisiei să poată avea o privire de ansamblu asupra documentelor existente şi a informaţiilor ce le cuprind. Altfel, există riscul de a distruge documente ce nu mai pot fi recuperate, sau de a păstra documente ale căror informaţii nu mai sunt necesare. După ce membrii comisiei s-au convins că documentele verificate au valoare documentar-istorică sau practică pe acestea le pun
separat de cele cu termenul de păstrare expirat şi fară valoare.

În aprecierea valorii documentelor, comisia de selecţionare va avea în vedere termenele de păstrare prevăzute în nomenclator, dar abia după ce a privit documentele prin prisma celor menţionate mai sus.

Astfel, se pot ivi situaţii când pe coperta mapei scrie 5 ani, dar ea cuprinde de fapt şi documente cu termen permanent. înseamnă că unitatea arhivistică a fost greşit constituită şi în acest caz trebuie să se păstreze la termenul cel mai mare, adică permanent.

O atenţie aparte trebuie să acorde membrii comisiei documentelor care în nomenclator, pe lângă cifra reprezentând termenul de păstrare au şi menţiunea „CS” (comisia de selecţionare - ex. 5 ani CS) în aceste cazuri, comisia poate propune prelungirea termenelor de păstrare, păstrarea permanentă a acestor documente şi deci cuprinderea '

lor în inventarul celor permanente la anii respectivi sau propunerea pentru scoaterea lor din evidenţa arhivei şi distrugere.

Practica arată ca aprecierea arbitrară a documentelor de către nespecialişti duce, fie la propunerea de a se păstra toate documentele, indiferent de problemele la care se referă şi în câte exemplare s-ar afla, fie la tendinţa de a se distruge toate documentele sub motivul că nu mai sunt utile. Formalismul, superficialitatea, incompetenţa pot duce la pierderi irecuperabile de documente, de aceea, pentru selecţionarea documentelor este necesar să fie consultat un cerc cât mai larg de angajaţi care să argumenteze propunerile de păstrare sau eliminare a documentelor.

Comisia de selecţionare are obligaţia de a selecţiona atât documentele proprii cât şi pe cele create de alte birouri notariale, dar aflate în păstrarea biroului.

3. Documentele necesare dosarului selecţionării

La încheierea şedinţei de selecţionare, care de obicei se întinde pe o perioadă mai lungă de timp, comisia întocmeşte lucrarea de selecţionare, în două exemplare, din care unul se trimite, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale. Lucrarea se constituie, practic, din două dosare identice, care trebuie să cuprindă:

1. Adresa cu care se trimite pentru verificare şi confirmare, cu număr de înregistrare şi datată la zi;

2. Procesul-verbal (procesele-verbale) de selecţionare ; numerotarea proceselor- verbale se face separat pentru fiecare fond, anual, în funcţie de numărul selecţionărilor din fondul respectiv, începând cu numărul 1 pentru prima selecţionare;

3. Dispoziţia de numire a Comisiei de selecţionare;

4. Inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru casat;

5. Inventarul sau inventarele documentelor permanente din perioada pentru care se face selecţionarea.

4. Utilizarea Nomenclatorului Arhivistic Notarial

Numărul mare şi diversitatea documentelor emise de un birou notarial a necesitat organizarea precisă a circuitului lor, iar din acest motiv s-a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existenţa şi aplicarea lui corectă depinzând în mare măsură toate activităţile ulterioare inclusiv selecţionarea documentelor. Constituirea mapelor pe baza acestui instrument arhivistic este sistemul cel mai economic şi, în acelaşi timp, operativ având menirea de a stabili categoriile de unităţi arhivistice create şi termenele de păstrare ale acestora şi în acest fel de a facilita selecţionarea lor. O arhivă în care nu s-a utilizat nici un nomenclator, apare ca un conglomerat eterogen de documente, a cărui reorganizare necesită o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii.

Termenele de păstrare au fost stabilite în nomenclatoare în raport de valoarea ştiinţifică sau utilitatea practică a documentelor notariale, pe criterii juridice fiind limitate de la un număr de ani de 1, 3, 5, 10, 15 etc, timp în care documentele pot servi ca sursă de informare şi de documentare pentru activitatea notarială, fiind chiar şi mai lungi (de 50 sau 70 de ani) în cazul documentele cu valoare practică îndelungată (ex.: arhivele de personal, de plata retribuţiei, contabile ş.a.) până la păstrarea permanentă pentru documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional. în cadrul nomenclatorului se poate constata că există o delimitare evidentă între principalele două categorii de documente create: 1) pe de o parte documentele notariale, pe de altă parte 2) documentele administrativ-financiare. Prima categorie dă cea mai importantă cantitate de documente care, prin specificul şi conţinutul lor, atrag în mod prioritar atenţia.

În privinţa modului de aplicare a Nomenclatoarelor Arhivistice Notariale, atragem atenţia că acestea sunt instrumente de lucru care se comportă ca o lege care dispune pentru viitor. Astfel, pentru inventarierea produsă cu ocazia selecţionării se va utiliza nomenclatorul care era valabil la data constituirii arhivei: pentru anii 1995-

1996 - „Indicatorul termenelor de păstrare a documentelor de arhivă şi a materialelor preconstituite aparţinând Ministerului Justiţiei, tribunalelor judeţene şi judecătoriilor, notariatelor de stat judeţene şi locale, colegiilor de avocaţi şi colectivelor de asistenţă juridică, precum şi laboratoarelor de expertiză criminalistică” aprobat de Ministerul Justiţiei în anul 1980 prin Ordinul nr. 9.c/10.01.1980; pentru perioada

1997 - 1999 - Nomenclatorul Arhivistic” aprobat prin Hotărârea nr. 84 din 30.11.1996 a Consiliului Uniunii şi confirmat de Direcţia Municipiului Bucureşti a Arhivelor Naţionale cu adresa nr. 03 din data de 9 ianuarie 1997; pentru perioada 2000 - 2004 -Nomenclatorul Arhivistic Naţional referitor la activitatea birourilor notariale, Camerelor Notarilor Publici şi Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România ” aprobat prin Hotărârea nr. 1 din 22.01.2000 a Biroului executiv al Consiliului Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România şi confirmat de Arhivele Naţionale, cu adresa nr. 450.593 din data de 03.02.2000; pentru perioada 2005 - până în prezent -Nomenclatorul Arhivistic Naţional referitor la activitatea birourilor notariale, Camerelor Notarilor Publici şi Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România” aprobat prin Hotărârea nr. 46 din 07.05.2004 a Biroului executiv al Consiliului Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România şi confirmat de Arhivele Naţionale, cu adresa nr. 1005050 din data de 28.05.2004.

La stabilirea termenelor de păstrare pentru lucrarea de selecţionare se va lua în calcul întotdeauna anul următor constituirii mapelor, excluzându-se de asemenea anul întocmirii lucrării. Spre exemplu, dacă documentele au fost create în anul 2005 şi au termenul de păstrare de 3 ani, vor putea fi selecţionate în anul 2009 şi nu în anul 2008 cum ar părea normal la prima vedere.

Din experienţa acumulată rezultă că biroul notarial care a înţeles rolul nomenclatorului, ca instrument principal în constituirea arhivei curente, procesul de clasare a documentelor, de constituire a unităţilor arhivistice şi de inventariere a lor s-a desfăşurat fără dificultăţi, iar selecţionarea s-a efectuat la expirarea termenelor, pe baza inventarelor, într-un proces ritmic, fără cheltuieli suplimentare.
5. Inventarierea mapelor şi registrelor notariale

După constituirea unităţilor arhivistice mapele se inventariază pe ani şi termene de păstrare. Modalitatea de inventariere a documentelor pe ani şi termene de păstrare, stabilită de actuala legislaţie, este perfect aplicabilă la toţi creatorii de documente inclusiv la instituţiile notariale şi prezintă avantajul că permite selecţionarea cu operativitate a unităţilor arhivistice lipsite de importanţă istorică şi documentară, eliberând spaţiul pentru arhiva nou creată.

Modelul de inventar este unic pentru toţi creatorii de documente din ţară atât ca formular, cât şi ca mod de completare. După cum se poate observa şi în anexele 4 şi 5 ale acestui material inventarul arhivistic este compus din mai multe elemente pe care vom încerca să le desluşim mai jos.

In titlul inventarului se va preciza anul creării documentelor şi termenul de păstrare cu menţiunea că, dacă inventarul cuprinde documente emise în mai mulţi ani, datele extreme ale acestora vor fi indicate şi în titlu.

Prima rubrică din inventar este numărul curent deoarece fiecare unitate arhivistică va trebui să aibă un număr curent începând cu numărul 1 în cadrul anului şi termenului de păstrare respectiv. Prin urmare, toate inventarele documentelor cu termene de păstrare de la 1 an, 2 ani, 5 ani, 50 de ani ca şi cele pentru documentele permanente vor începe tot cu nr. crt. 1. Este elementul principal, ce reprezintă, de fapt, cota unităţilor arhivistice.

în rubrica a doua se va menţiona indicativul unităţii arhivistice după nomenclator (cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă — IA1). Dacă la acelaşi indicativ s-au creat mai mute unităţi arhivistice (volume), în această rubrică se repetă indicativul unităţii arhivistice de câte ori este cazul.

în rubrica a treia, destinată menţionării informaţiilor cuprinse în documente, formulată sugestiv „Conţinutul pe scurt al dosarului, registrului etc.” se vor da toate informaţiile esenţiale desprinse din documentele respective, într-un mod concis, clar, fară prescurtări şi fară a se insera aprecieri personale ale celui care efectuează inventarierea. în cuprins se menţionează categoriile de documente extrase de la indicativul respectiv din nomenclator, fară ca această operaţiune să fie o simplă transcriere a denumirilor din acest instrument de lucru care nominalizează doar generic componenţa mapelor.

La acelaşi indicativ din nomenclator se pot crea mai multe volume care vor forma, fiecare, câte o unitate arhivistică şi va ocupa în inventar o poziţie distinctă, iar în rezumatul fiecăreia se va menţiona ceea ce îi este caracteristic. Astfel, la „Activitatea Notarială”, avem în nomenclator o singură poziţie, cu „Acte autentice de dispoziţie (transmisiuni, constituiri, modificări sau renunţări), partaj, garanţii privind bunurile imobile şi mobile, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte“, dar un birou notarial va crea într-un an câteva zeci de mape cu asemenea documente. Acestea vor fi constituite în dosare, în ordinea numerelor încheierilor de autentificare, numere care la rândul lor reflectă ordinea cronologică de elaborare a acestor documente. în concluzie, unităţile arhivistice constituite din documente de acelaşi fel se inventariază în mod succesiv, în ordine cronologică, luând ca element cronologic ziua şi luna emiterii actului autentic.

Alt element de identificare a unităţilor arhivistice, pe care inventarul îi evidenţiază în mod exact, îl constituie data sau datele extreme ale documentelor din unitatea arhivistică (data primului act şi cea a ultimului act din dosar).

Numărul filelor constituie, de asemenea, un element pe care îl evidenţiază inventarul, ca mijloc de control asupra integrităţii documentelor cuprinse în unitatea arhivistică, de identificare a unui anumit document.

în rubrica „Observaţii” a formularului de inventar pentru birourile notariale se vor menţiona numerele extreme ale încheierilor de autentificare sau numerele de înregistare ale documentelor.

Completarea rubricilor inventarului se face fără prescurtări sau formulări evazive.

Unităţile arhivistice care cuprind documente din mai mulţi ani vor fi inventariate la anul de început, menţionându-se în inventar datele extreme (anul începerii şi anul încheierii). Unităţile arhivistice neîncheiate în anul respectiv, cum este cazul registrelor notariale, ca şi cele care, din motive justificate, sunt utilizate la data selecţionării - Registrul de Depozit, Registrul de Proteste, se trec în inventar în anul când au fost create cu menţionarea (la rubrica observaţii) că nu au fost încheiate. în momentul închiderii lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru.

Unităţile arhivistice pentru care în nomenclator termenul de păstrare este de X ani CS se cuprind în cazul selecţionării în inventarul celor care se păstrează X ani. în cazul în care comisia de selecţionare hotărăşte păstrarea lor permanentă,
atunci acestea vor fi scoase din inventarul documentelor temporare şi vor fi trecute în inventarul celor permanente.

Pentru a veni în sprijinul creatorilor şi deţinătorilor de documente, în cazuri bine justificate şi sub controlul arhiviştilor, Arhivele Naţionale au stabilit ca documentele vădit nefolositoare, de acelaşi fel cu termene de păstrare cuprinse între 1-3 ani ca: chitanţiere, condici de prezenţă, condici sau borderouri de expediere a corespondenţei să fie separate de restul documentelor fondului, în vederea eliminării lor globale.

în cazul în care biroul notarial nu a creat toate documentele permanente pentru perioada selecţionată s-ar putea ca Arhivele Naţionale să solicite ca în adresa de înaintare a lucrării să se motiveze acest fapt precizându-se documentele care lipsesc.

6. Colaborarea cu Arhivele Naţionale

Verificarea lucrărilor de selecţionare de către reprezentanţii Arhivelor Naţionale va urmări următoarele coordonate:

• corespondenţa între conţinutul actelor din mape şi rezumatele din inventare

• corectitudinea aprecierii valorii istorice efectuate de comisia de selecţionare a creatorului sau deţinătorului documentele permanente păstrate în fond şi măsura în care informaţiile din documentele propuse spre selecţionare se regăsesc în documentele păstrate ca permanente

• stadiul prelucrării fondului în care se face selecţionarea şi măsura în care acest stadiu permite cunoaşterea valorilor istorice

• verificarea se va face prin sondaj, cu o atenţie sporită pentru documentele permanente.

Documentele propuse pentru selecţionare se păstrează pe rafturi, în ordinea iniţială, pentru a putea fi verificate de către reprezentantul Arhivelor Naţionale care la faţa locului, poate hotărî păstrarea permanentă a unor documente, chiar dacă, potrivit nomenclatorului arhivistic acestea au termene de păstrare temporară.

Având în vedere că funcţionalitatea nomenclatorului este asigurată de exactitatea cu care sunt definite categoriile de documente, de rigurozitatea clasificării actelor în grupe şi categorii, pe baza criteriilor de conţinut, precum şi de cuprinderea tuturor categoriilor de acte proprii domeniului notarial, utilizarea practică a celor 4 nomenclatoare a provocat şi provoacă încă multe greutăţi. O problemă delicată, care se va întâlni din ce în ce mai des în selecţionarea documentelor notariale va fi ridicată de grupele de documente pentru care, în
nomenclator, nu a putut fi stabilit cu certitudine un termen de păstrare. în momentul întocmirii nomenclatorului din motive diverse, dar şi în anumite conjuncturi, s-a considerat că informaţiile cuprinse în anumite documente pot avea o importanţă practică mai îndelungată, iar lângă termenul de păstrare temporar s-a menţionat şi expresia “C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente ar trebui analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, propuse pentru eliminare sau reţinute în continuare sau permanent. în cazul în care se va decide selecţionarea, aceste documente vor lăsa loc de aprecieri, mai mult sau mai puţin subiective, din partea arhiviştilor, şi în orice caz, diferite în ceea ce priveşte valoarea lor istorică. Motivele care vor genera aprecieri diferite privind valoarea unora sau altora dintre documente sunt oarecum fireşti. La eternul subiectivism omenesc se pot adăuga, neputinţa de a discerne întotdeauna valoarea istorică a documentelor, graba, sau teama de a nu greşi. S-a sesizat deja că multe categorii de documente create de birourile notariale sunt apreciate diferit de către direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale la confirmarea proceselor - verbale de selecţionare. Astfel, unele categorii de documente considerate ca făcând parte din Fondul Arhivistic Naţional de către o direcţie, şi astfel oprite de la selecţionare, nu sunt apreciate la fel şi deci, sunt trecute în categoria documentelor cu păstrare temporară de către alte comisii de selecţionare ale Arhivelor Naţionale.

Un exemplu în acest sens sunt actele autentice privind înfiinţarea societăţilor comerciale. Aceste documente au fost incluse în categoria celor cu păstrare permanentă în nomenclatorul din 1997, în anul 2000 s-a considerat ca termen de păstrare 5 ani CS, iar în ultimul nomenclator s-a apreciat ca termen de păstrare 15 ani CS. Actele autentice respective (statut, contract de asociere, specimene de semnătură), prezintă aparent valoare nu numai practică, dar şi istorică şi, prin urmare, ar trebui păstrate permanent. La o cunoaştere mai îndeaproape a procedurii înfiinţării firmelor, ca şi a circuitului actelor autentificate, constatăm, însă, că o societate comercială ia naştere, devenind persoană juridică, în momentul înregistrării ei de către Registrul comerţului, după ce acesta a verificat, în prealabil, legalitatea actelor cerute de lege (acte autentificate, bineînţeles, de notariate) şi după ce judecătorul a emis o încheiere în acest sens. Judecătoriile păstrează permanent aceste dosare ale societăţilor comerciale înregistrate. Aşadar, cineva care a autentificat acte în vederea înfiinţării unei firme nu ajunge neapărat să o şi înfiinţeze, cu atât mai mult cu cât, după ce firma a fost înregistrată la judecătorie, pe baza hotărârii judecătoreşti, legalitatea înfiinţării ei este verificată la Camera de comerţ şi industrie şi ORC, care îi dau avizul de funcţionare. In concluzie, în legătură cu înfiinţarea firmelor, documentele relevante şi sigure sunt cele aflate în fondurile arhivistice judecătoreşti, documentele din fondurile notariale putând fi incluse în categoria celor cu păstrare temporară, şi % astfel selecţionate.

Orice s-ar spune, posibilitatea ca o persoană, sau chiar un colectiv să fie subiectiv, sau să greşească în aprecierea valorii istorice a documentelor există. Faptul că specialiştii Arhivelor Naţionale sunt puşi în situaţia de a analiza şi a confirma procese-verbale de selecţionare care însumează aceleaşi categorii de documente la nivelul fiecărui judeţ, ne obligă, pe noi, să gândim şi să găsim soluţii care să permită o apreciere unitară şi cât mai realistă a documentelor care fac interesul permanent al notariatului românesc.

Arhivistul căruia i s-a încredinţat lucrarea spre avizare trebuie determinat să judece documentele nu atât de pe poziţii administrative, cât de pe poziţia notarului care conştientizează cel mai corect utilitatea documentelor create, dar şi a cercetătorului dornic să se informeze, să cunoască şi să aprecieze peste decenii preocupările generaţiei trecute pentru dezvoltarea notariatului românesc.

Abia după obţinerea confirmării scrise de la % Arhivele Naţionale respective, documentele vor fi scoase din evidenţa arhivei, operându-se acest fapt în Registrul de evidenţă curentă, aşa cum prevede articolul 9 din Legea nr. 16/1996 şi articolele 27-28 din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente şi predate, ca maculatură, unităţilor de colectare a hârtiei care vor primi din partea biroului şi o copie după confirmarea Arhivelor.

Precizăm că selecţionarea documentelor fără confirmarea Arhivelor Naţionale atrage după sine răspunderi penale. Centrele de colectare a deşeurilor de hârtie nu pot prelua documente de arhivă, de nici un fel, fără copia după confirmarea Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. Totodată, nu sugerăm angajarea unor aşa - zise firme de arhivare pentru efectuarea acestei operaţiuni anevoioase, care nu poate fi întocmită corect decât de personalul care a creat documentele.

6. Concluzii

Problema selecţionării arhivelor este în strânsă legătură cu buna lor organizare, cu pregătirea personalului şi cu respectul pe care acesta îl datorează actului autentic, menit să devină document istoric. Având un caracter partajat, rezultat atât din raţiuni economice, cât şi din spaţiul fizic limitat de depozitare de care dispune un birou notarial, arhiva notarială apare ca un fond de documente care este în acelaşi timp selectiv (nu orice se scrie se colecţionează permanent în arhivă), persistent (destinat păstrării/arhivării pe o perioadă cât mai îndelungată), dar şi destinat folosirii în beneficiul clienţilor (în funcţie de caracterul informaţiei solicitate). Se constată astfel că mai mult de 50% din totalitatea documentelor create de un birou notarial au termen de păstrare temporar, iar mai mult de 85% din acestea se reţin pe o perioadă mai mică de 10 ani; s-a oferit astfel posibilitatea de a reduce, legal, cantitatea de documente păstrate prin întocmirea lucrărilor de selecţionare şi de a scădea, astfel, investiţiile destinate amenajării spaţiilor de arhivă.

Documentele create spun totul despre activitatea notarială având valoare juridică, operaţională şi financiară, iar din această cauză s-a generalizat tendinţa de a fi conservate pe perioade cât mai lungi de timp, chiar dacă termenul de păstrare a expirat. Totuşi, această optică prezintă deopotrivă riscuri, costuri şi provocări manageriale. Se adaugă astfel, pe lângă costurile de depozitare, costurile salariale şi costurile administrative, din cauza prevederilor legale actuale, o nouă responsabilitate: aplicarea strictă în conformitate cu cerinţele de ordin legal a reglementărilor complexe privind administrarea actelor. Dezvoltările recente în domeniul notarial converg în jurul acestei teme urgente: necesitatea ca birourile să administreze şi să protejeze clienţii şi înregistrările lor cu mult mai multă conştiinciozitate, siguranţă şi eficienţă decât în trecut. Creşterea explozivă a volumului de acte păstrate datorată atât factorilor specifici activităţii, dar şi din necesitatea sporită de respectare a reglementărilor, a conduitei etice şi a satisfacerii cerinţelor clienţilor, va presupune o dificultate mai mare în localizarea şi regăsirea informaţiilor deţinute. Folosindu-se de selecţionare, biroul va beneficia de un nivel mai mare de conformitate cu cerinţele legale, de un nivel de risc mai mic şi de îmbunătăţirea productivităţii şi responsabilităţii generale.

Deşi cantitatea anuală de documente cu păstrare temporară este mică în comparaţie cu cea creată de alte instituţii şi în mod cert nu se simte nevoia selecţionării arhivei constant, deşi numărul mare de nomenclatoare a devenit incomod, în sensul obligaţiei de a opera cu mai multe termene de păstrare pentru aceleaşi documente, este indicat totuşi ca această operaţiune arhivistică să se realizeze anual. Este clar că birourilor notariale le este greu să întocmească anual procese-verbale de selecţionare, formalităţile impuse justificând la prima vedere rostul acestora doar la intervale mai mari de timp chiar dacă, astfel se păstrează documente mulţi ani după expirarea termenelor de păstrare. Atragem atenţia asupra acestui fapt deoarece supraîncărcarea cu arhivă care nu prezintă importanţă poate duce la întârzieri în rezolvarea cauzelor/dosarelor şi la nemulţumiri din partea clienţilor, iar întreaga procedură de avizare a lucrărilor de selecţionare care se întind pe mai mulţi ani solicită perioadă mai lungă de timp.

Legătura permanentă a arhivarilor sau responsabililor cu arhiva din cadrul birourilor notariale cu specialiştii Camerei, poate contribui la efectuarea în bune condiţii a acestei operaţiuni arhivistice deosebit de importante, deoarece practica arată că aprecierea arbitrară a documentelor duce, fie la propunerea de a se păstra toate documentele, indiferent de problemele la care se referă şi în câte exemplare s-ar afla, fie la tendinţa de a se distruge toate documentele sub motivul că nu mai sunt utile.